會議紀要的重要性

會議紀要的重要性

會議紀要與溝通幫助 - 他們確保人們有什麼樣的會議是關於一個共同的認識. 他們像工程板或指導小組正式會議特別有益，因為它們作為一個永久記錄. 他們可以是人誰無法親自出席本次會議特別有用.

這裡有 10 編寫好的分鐘提示.

1. 寫分鐘，同時你還記得

不要讓寫你分鐘，直到會議是一個遙遠的記憶. 如果你不記得一切, 讓別人讀你分鐘，澄清任何點您發送您的最終版本之前，. 更妙, 讓別人做筆記, 然後用自己的版本來產生最終版本進行比較您的版本.

無論你是否審查了上一次的行動在會議開始, 把它們在幾分鐘的開始. 寫下所有從上次會議的行動和進展情況對他們的總結. 如果操作完成, 不要刻意去一遍寫出來. 代替, 添加一行，上面寫著“所有其他行動已經完成或不再相關”.

會議期間, 寫下的行動和誰做他們. 在會議紀要, 包括在文本的流動這些動作. 您還可以在幾分鐘內結束的操作摘要. 表格格式可以很好地用於本.

您將包括與會者的日曆邀請的名字，也是議程, 但究竟是誰變成了本次會議很可能是不同的!

如果您在使用會議掛圖或思維導圖軟件, 包括鏈接到文件, 截圖或嵌入的文件. 你可以把你的掛圖用手機攝像頭寫的東西的照片 - 分辨率就可以了在幾分鐘包括.

如果你的公司沒有幾分鐘標準模板, 做一個了, 或詢問您的PMO. 使用標準模板節省您的時間. 您的與會者還將就習慣了這種格式讀取分鐘, 特別是如果會議定期召開.

用你分鐘，以確認採取了這次會議的決定. 例如, 請記下被批准或拒絕任何項目變更請求.

以表格的形式可以很好地用於分鐘. 使用三列: 項目編號, 討論總結和車主行動. 人們可以掃描下來的右欄為他們的首字母，看看他們拾起什麼行動. 如果你的記錄分鐘大量的行動，此格式效果很好. 如果會議主要是有幾個動作討論, 則此列看起來光禿禿的. 選擇適合您的格式.

理想的情況下, 你應該在本週內發出分鐘. 越早越好. 他們絕對應該在下次會議之前分發! 它們發送到人誰未能出席，以及, 這樣他們就可以看到他們錯過了什麼.

該項目需討論的內容記錄, 所以你應該記錄會議. 這是確定不會有非正式會議分鐘, 但大多數會議將從有書面記錄中受益.