Tầm quan trọng của Biên bản cuộc họp
Phút đáp giúp với thông tin liên lạc - họ đảm bảo mọi người có một sự hiểu biết chung về cuộc họp là về. Chúng đặc biệt hữu ích cho các cuộc họp chính thức như Ban dự án hoặc nhóm chỉ đạo khi họ phục vụ như một hồ sơ thường trực. Họ có thể đặc biệt hữu ích cho những người không thể tham dự các cuộc họp ở người.
Đây là 10 mẹo để viết tốt phút.
1. Viết phút trong khi bạn vẫn còn nhớ
Đừng để viết lên phút cho đến khi cuộc họp là một ký ức xa xôi. Nếu bạn không thể nhớ tất cả mọi thứ, có được một người nào khác để đọc phút của bạn và làm rõ bất kỳ điểm trước khi bạn gửi ra phiên bản cuối cùng của bạn. Thậm chí còn tốt hơn, có được một người nào khác để ghi chép, và sau đó so sánh phiên bản của bạn với phiên bản của họ để sản xuất phiên bản cuối cùng.
2. Bắt đầu với một sự xem xét hành động
Hay không, bạn xem xét các hành động từ lần cuối cùng vào đầu cuộc họp, đặt chúng vào đầu của biên. Viết tất cả các hành động từ cuộc họp cuối cùng và một bản tóm tắt các tiến trình đối với họ. Nếu các hành động được hoàn thành, không bận tâm để viết nó ra một lần nữa. Thay thế, thêm một dòng thông báo 'tất cả các hành động khác đã được hoàn thành hoặc không còn phù hợp'.
3. hành động tài liệu và chủ sở hữu
Trong cuộc họp, viết ra những hành động và những người sẽ làm cho họ. Trong phút, bao gồm những hành động này trong dòng chảy của văn bản. Bạn cũng có thể bao gồm một bản tóm tắt hành động ở cuối phút. định dạng bảng hoạt động tốt cho việc này.
4. Ghi những người có
Bạn sẽ phải bao gồm tên của người tham dự vào lịch mời và cũng là chương trình nghị sự, nhưng những người thực sự có người đến cuộc họp cũng có thể khác nhau!
5. Bao gồm các hình ảnh
Nếu bạn sử dụng bảng xếp hạng flip hoặc phần mềm bản đồ tâm trí trong cuộc họp, bao gồm các liên kết đến các tài liệu, ảnh chụp màn hình hoặc các tập tin nhúng. Bạn có thể chụp ảnh của những gì bạn đã viết trên bảng xếp hạng flip với một máy ảnh điện thoại - độ phân giải sẽ được tốt, đủ để bao gồm trong các phút.
6. Sử dụng các mẫu chuẩn
Nếu công ty của bạn không có một mẫu chuẩn cho phút, làm cho một trong những động, hoặc yêu cầu PMO của bạn. Sử dụng một mẫu tiêu chuẩn giúp bạn tiết kiệm thời gian. tham dự của bạn cũng sẽ được sử dụng để đọc các phút trong định dạng, đặc biệt là nếu cuộc họp được tổ chức thường xuyên.
7. các quyết định tài liệu
Sử dụng phút của bạn để xác nhận các quyết định đã được thực hiện trong cuộc họp. Ví dụ, làm cho một lưu ý của bất kỳ yêu cầu thay đổi dự án đã được phê duyệt hoặc từ chối.
8. sử dụng bảng
Một định dạng bảng hoạt động tốt cho phút. Sử dụng ba cột: số mục, tóm tắt thảo luận và chủ động. Mọi người có thể quét xuống cột bên phải cho những chữ tắt của họ để xem những hành động mà họ nhặt. Định dạng này hoạt động tốt nếu phút của bạn rất nhiều kỷ lục của các hành động. Nếu cuộc họp chủ yếu là thảo luận với vài hành động, cột này sau đó nhìn trần. Chọn một định dạng mà làm việc cho bạn.
9. Gửi phút ra một cách nhanh chóng
Lý tưởng nhất, bạn nên gửi ra phút trong tuần. Sớm là tốt hơn. Và họ chắc chắn phải được lưu hành trước khi cuộc họp tiếp theo! Gửi cho họ để những người không thể tham dự cũng, để họ có thể nhìn thấy những gì họ đã bỏ lỡ.
10. có phút!
Dự án cần ghi lại những gì đã được thảo luận, vì vậy bạn nên ghi lại cuộc họp. Đó là OK không có phút cho các cuộc họp không chính thức, nhưng hầu hết các cuộc họp sẽ được hưởng lợi từ việc có một biên bản.