Важливість протоколи засідань
Протоколи засідань допомогти зі спілкуванням - вони забезпечують людей є загальне розуміння того, що зустріч була про. Вони особливо корисні для офіційних зустрічей, як проекту рад або керівних груп, оскільки вони служать в якості постійного запису. Вони можуть бути особливо корисні для людей, які не змогли бути присутніми на зустрічі особисто.
Тут 10 поради для написання хороших хвилин.
1. Написати хвилин, поки ви до сих пір пам'ятаю
Не залишайте писати свої хвилини, поки зустріч не є віддаленою пам'яттю. Якщо ви не можете згадати все, попросіть когось, щоб прочитати ваші хвилини і прояснити всі моменти, перш ніж відправити свій остаточний варіант. Навіть краще, попросіть когось, щоб робити нотатки, а потім порівняти вашу версію зі своєю версією, щоб провести остаточну версію.
2. Почніть з огляду дій
Або ви не розглянули дії від останнього часу на початку зустрічі, помістити їх на початку протоколу. Запишіть всі дії від останньої наради і резюме прогресу по відношенню до них. Якщо дія була завершено, не турбувати, щоб написати його знову. замість, додати рядок, яка говорить "всі інші дії не були завершені або більше не актуальні".
3. Дії з Документом і власників
Під час зустрічі, запишіть дії, і хто буде робити їх. У протоколі, включити ці дії в потоці тексту. Ви можете також включати в себе короткий виклад дій в кінці протоколу. Табличний формат працює добре для цього.
4. Запис, хто там був
Ви включили імена учасників в календарі запрошувати, а також порядок денний, але хто насправді виявляється до зустрічі цілком може бути різним!
5. включати зображення
Якщо ви використовуєте фліпчарти або картографічне програмне забезпечення розум в засіданні, включають в себе посилання на документи, скріншоти або вкладені файли. Ви можете сфотографувати те, що ви написали на фліп-чарти з камери телефону - дозвіл буде досить хороший, щоб включити в протокол.
6. Використовуйте стандартний шаблон
Якщо ваша компанія не має стандартний шаблон для хвилин, зробити один вгору, або попросити вашого PMO. Використання стандартного шаблону економить ваш час. Ваші відвідувачі будуть також звикнути до читання хвилин в такому форматі, особливо якщо збори проводяться регулярно.
7. рішення для документів
Використовуйте свої хвилини, щоб підтвердити рішення, які були прийняті у зустрічі. Наприклад, зверніть увагу на будь-які запити на зміну проекту, які були затверджені або відхилені.
8. використання таблиць
Формат табличная добре працює за кілька хвилин. Використовуйте три стовпці: номер позиції, коротке обговорення і власник дії. Люди можуть сканувати вниз праву колонку для своїх ініціалів, щоб побачити, які дії вони підібрали. Цей формат добре працює, якщо ваші хвилин запису багато дій. Якщо зустріч в основному обговорення з кількома діями, цей стовпець, то виглядає голою. Виберіть формат, який працює для вас.
9. Надіслати хвилин швидко
ідеально, ви повинні розіслати хвилин протягом тижня. рано краще. І вони обов'язково повинні бути поширені до наступної зустрічі! Відправити їх людям, які не змогли взяти участь, а також, щоб вони могли побачити, що вони пропустили.
10. є хвилин!
Проект повинен запис про те, що обговорювалося, так що ви повинні записати зустріч. Це нормально, щоб не мати хвилин для неформальних зустрічей, але більшість засідань буде корисно мати письмовий запис.