Kahalagahan ng Meeting Minutes
Pagpupulong Minutes tulong sa komunikasyon - ang mga ito matiyak tao ay may isang karaniwang pang-unawa ng kung ano ang pulong ay tungkol sa. Ang mga ito ay partikular na nakatutulong para sa pormal na mga pulong tulad Project Boards o Steering Grupo habang naglilingkod sila bilang isang permanenteng talaan. Maaari silang maging lalong kapaki-pakinabang para sa mga taong ay hindi magagawang na dumalo sa pulong sa mga tao.
Narito ang 10 mga tip para sa pagsulat ng mahusay na minuto.
1. Isulat minuto habang ikaw pa rin matandaan
Huwag mag-iwan ng pagsulat up ang iyong mga minuto hanggang sa pulong ay isang malayong memory. Kung hindi mo matandaan ang lahat ng bagay, makakuha ng ibang tao na basahin ang iyong mga minuto at linawin ang anumang punto bago mong ipadala ang iyong final version. Mas mabuti, makakuha ng ibang tao na kumuha ng mga tala, at pagkatapos ay ihambing ang iyong bersyon na may ang kanilang mga bersyon upang makabuo ng ang huling bersyon.
2. Magsimula sa isang pagsusuri ng pagkilos
Kahit na o hindi nasuri mo ang mga pagkilos mula sa huling beses sa simula ng pulong, ilagay ang mga ito sa simula ng ang mga minuto. Isulat ang lahat ng mga aksyon mula sa huling pulong at ang isang buod ng pag-unlad laban sa kanila. Kung ang pagkilos ay nakumpleto, huwag mag-abala upang isulat ito muli. sa halip, magdagdag ng isang linya na nagsasabing 'lahat ng iba pang mga pagkilos ay nakumpleto o ay hindi na may-katuturan'.
3. aksyon Document at may-ari
Sa panahon ng pagpupulong, isulat ang mga aksyon at kung sino ang inyong isagawa. Sa minuto, isama ang mga aksyon sa ang daloy ng teksto. Maaari mo ring isama ang isang aksyon buod sa dulo ng ang mga minuto. Hugis ng mga talaan na format ay gumagana ng mabuti para sa mga ito.
4. Record na may
Ikaw ay may kasama ang mga pangalan ng mga dadalo sa kalendaryo imbita at din ang agenda, ngunit na aktwal na ay lumiliko up sa pagpupulong ay maaaring na rin maging iba!
5. Isama ang mga larawan
Kung gumagamit ka ng flip chart o isip mapping software sa pulong, magsama ng mga link sa mga dokumento, screenshot o naka-embed na mga file. Maaari kang kumuha ng mga larawan ng kung ano ang iyong wrote on flip chart na may isang telepono camera - ang resolution ay mabuti sapat na upang isama sa ang mga minuto.
6. Gumamit ng isang standard template
Kung ang iyong kumpanya ay hindi magkaroon ng isang standard template para sa mga minuto, gumawa ng up ng isa, o tanungin ang iyong PMO. Ang paggamit ng isang standard template makatipid ka ng oras. Ang iyong mga dadalo ay din masanay sa pagbasa ng minuto sa format na iyon, lalo na kung ang pulong ay gaganapin regular.
7. desisyon Document
Gamitin ang iyong mga minuto upang kumpirmahin ang desisyon na kinuha sa pulong. Halimbawa, gumawa ng isang nota ng anumang mga kahilingan sa pagbabago proyekto na ay naaprubahan o tinanggihan.
8. paggamit tables
A hugis ng mga talaan na format ay gumagana ng mabuti para sa mga minuto. Gamitin ang tatlong haligi: bilang, buod ng talakayan at pagkilos ari. Mga tao ay maaaring i-scan pababa sa haligi kanang para sa kanilang mga initials upang makita kung ano ang aksyon Sila nga'y nagsidampot ng. Ang format na ito ay gumagana ng mabuti kung ang iyong mga minuto record ng maraming mga aksyon. Kung ang pulong ay higit sa lahat na talakayan sa ilang mga aksyon, hanay na ito pagkatapos ay mukhang hubad. Pumili ng isang format na gumagana para sa iyo.
9. Magpadala minuto out mabilis
sa isip, dapat mong ipadala out minuto sa loob ng linggo. Maaga ay mas mahusay. At sila'y dapat tiyak na circulated bago ang susunod na pulong! Ipadala ang mga ito sa mga tao na ay hindi magagawang na dumalo pati na rin, upang maaari nilang makita kung ano ang kanilang hindi nakuha.
10. Magkaroon minuto!
proyekto ng mga pangangailangan ng isang talaan ng kung ano ang tinalakay, kaya dapat mong i-record ang pulong. Ito ay ang OK na huwag magkaroon ng minuto para sa impormal na pagpupulong, ngunit karamihan sa mga pulong ay makikinabang mula sa pagkakaroon ng nakasulat na rekord.