Betydelsen av mötesprotokoll
Mötesprotokoll hjälper till med kommunikationen – de säkerställer att människor har en gemensam förståelse för vad mötet handlade om. De är särskilt användbara för formella möten som projektstyrelser eller styrgrupper eftersom de fungerar som ett permanent register. De kan vara särskilt användbara för personer som inte kunde delta i mötet personligen.
Här är 10 tips för att skriva bra protokoll.
1. Skriv minuter medan du fortfarande minns
Skriv inte ner dina protokoll förrän mötet är ett avlägset minne. Om du inte kommer ihåg allt, få någon annan att läsa ditt protokoll och förtydliga eventuella punkter innan du skickar ut din slutliga version. Ännu bättre, få någon annan att göra anteckningar, och jämför sedan din version med deras version för att producera den slutliga versionen.
2. Börja med en handlingsrecension
Oavsett om du granskade åtgärderna från förra gången i början av mötet, sätt dem i början av minuterna. Skriv ner alla åtgärder från det senaste mötet och en sammanfattning av framstegen mot dem. Om åtgärden slutfördes, bry dig inte om att skriva ut det igen. Istället, lägg till en rad som säger "alla andra åtgärder har slutförts eller är inte längre relevanta".
3. Dokumentera åtgärder och ägare
Under mötet, skriv ner åtgärderna och vem som ska göra dem. I protokollet, inkludera dessa åtgärder i textflödet. Du kan också inkludera en åtgärdssammanfattning i slutet av protokollet. Tabellformat fungerar bra för detta.
4. Anteckna vem som var där
Du kommer att ha inkluderat namnen på deltagarna i kalenderinbjudan och även agendan, men vem som faktiskt dyker upp på mötet kan mycket väl vara annorlunda!
5. Inkludera bilder
Om du använder blädderblock eller mindmapping-program i mötet, inkludera länkar till dokumenten, skärmdumpar eller inbäddade filer. Du kan ta bilder av det du skrivit på blädderblock med en telefonkamera – upplösningen kommer att vara tillräckligt bra för att ta med i protokollet.
6. Använd en standardmall
Om ditt företag inte har en standardmall för minuter, hitta på en, eller fråga din PMO. Att använda en standardmall sparar tid. Dina deltagare kommer också att vänja sig vid att läsa protokollen i det formatet, särskilt om mötet hålls regelbundet.
7. Dokumentera beslut
Använd ditt protokoll för att bekräfta de beslut som fattades på mötet. Till exempel, anteckna eventuella projektändringsförfrågningar som godkändes eller avvisades.
8. Använd tabeller
Ett tabellformat fungerar bra i minuter. Använd tre kolumner: artikelnummer, diskussionssammanfattning och åtgärdsägare. Människor kan skanna ner den högra kolumnen efter sina initialer för att se vilka åtgärder de plockade upp. Det här formatet fungerar bra om dina minuter registrerar många åtgärder. Om mötet huvudsakligen är diskussion med få åtgärder, denna kolumn ser då bar ut. Välj ett format som fungerar för dig.
9. Skicka ut minuter snabbt
Helst, du bör skicka ut protokoll inom veckan. Förr är bättre. Och de bör definitivt cirkuleras innan nästa möte! Skicka dem till personer som inte kunde delta också, så att de kan se vad de missat.
10. Ha minuter!
Projektet behöver en journal över vad som diskuterades, så du bör spela in mötet. Det är OK att inte ha protokoll för informella möten, men de flesta möten kommer att tjäna på att ha ett skriftligt protokoll.