Pomen zapisnika sestanka
Zapisniki sestankov pomagajo pri komunikaciji – zagotavljajo, da imajo ljudje skupno razumevanje o čem je bil sestanek. Še posebej so koristni za uradne sestanke, kot so projektni odbori ali usmerjevalne skupine, saj služijo kot trajen zapis. Lahko so še posebej koristni za ljudi, ki se srečanja niso mogli udeležiti osebno.
Tukaj so 10 nasveti za pisanje dobrih minut.
1. Pišite minute, dokler se še spomnite
Ne odlašajte s pisanjem zapisnika, dokler sestanek ne ostane v daljnem spominu. Če se ne spomnite vsega, prosite nekoga drugega, da prebere vaš zapisnik in razjasni vse točke, preden pošljete svojo končno različico. Še bolje, naj nekdo drug dela zapiske, in nato primerjajte svojo različico z njihovo različico, da ustvarite končno različico.
2. Začnite s pregledom dejanj
Ne glede na to, ali ste nazadnje na začetku sestanka pregledali dejanja, jih postavite na začetek zapisnika. Zapišite vsa dejanja z zadnjega srečanja in povzetek napredka v zvezi z njimi. Če je bilo dejanje končano, ne trudi se ga ponovno napisati. Namesto tega, dodajte vrstico, ki pravi "vsa druga dejanja so bila dokončana ali niso več pomembna".
3. Dokumentirajte dejanja in lastnike
Med srečanjem, zapišite dejanja in kdo jih bo izvajal. V minutah, ta dejanja vključite v tok besedila. Na koncu zapisnika lahko vključite tudi povzetek ukrepov. Tabelarna oblika dobro deluje za to.
4. Zapišite, kdo je bil tam
V vabilo na koledar boste vključili imena udeležencev in tudi dnevni red, toda kdo se dejansko pojavi na sestanku, je lahko drugačen!
5. Vključite slike
Če na sestanku uporabljate tabele ali programsko opremo za miselne zemljevide, vključite povezave do dokumentov, posnetke zaslona ali vdelane datoteke. Kar ste napisali na tablo, lahko fotografirate s kamero telefona – ločljivost bo dovolj dobra, da jo vključite v zapisnik.
6. Uporabite standardno predlogo
Če vaše podjetje nima standardne predloge za zapisnike, izmisli si eno, ali vprašajte svojega PMO. Uporaba standardne predloge vam prihrani čas. Tudi vaši udeleženci se bodo navadili brati zapisnik v tej obliki, še posebej, če je srečanje redno.
7. Dokumentirajte odločitve
S svojimi zapisniki potrdite odločitve, ki so bile sprejete na sestanku. na primer:, zabeležite vse zahteve za spremembo projekta, ki so bile odobrene ali zavrnjene.
8. Uporabite tabele
Tabelarična oblika dobro deluje za minute. Uporabite tri stolpce: številka artikla, povzetek razprave in lastnik akcije. Ljudje lahko v desnem stolpcu poiščejo svoje začetnice, da vidijo, katera dejanja so izbrali. Ta oblika deluje dobro, če vaše minute beležijo veliko dejanj. Če je sestanek v glavnem razprava z nekaj dejanji, ta stolpec je potem videti gol. Izberite obliko, ki vam ustreza.
9. Hitro pošljite minute
V idealnem primeru, zapisnike bi morali poslati v enem tednu. Prej je bolje. In vsekakor jih je treba razdeliti pred naslednjim sestankom! Pošljite jih tudi ljudem, ki se niso mogli udeležiti, da lahko vidijo, kaj so zamudili.
10. Imejte minute!
Projekt potrebuje zapis o tem, o čem se je razpravljalo, zato bi morali sestanek snemati. V redu je, če nimate minut za neformalne sestanke, vendar bo večini sestankov koristil pisni zapis.