význam zápisov
Zápisy zo stretnutia pomáhajú pri komunikácii – zabezpečujú, aby ľudia porozumeli tomu, o čom schôdza bola. Sú užitočné najmä pri formálnych stretnutiach, ako sú projektové rady alebo riadiace skupiny, pretože slúžia ako trvalý záznam. Môžu byť užitočné najmä pre ľudí, ktorí sa stretnutia nemohli zúčastniť osobne.
Tu sú 10 tipy na písanie dobrých zápisníc.
1. Píšte minúty, kým si ešte pamätáte
Nenechávajte písanie zápisníc, kým sa stretnutie nestane vzdialenou spomienkou. Ak si nepamätáte všetko, požiadajte niekoho iného, aby si prečítal vašu zápisnicu a objasnil všetky body predtým, ako odošlete svoju konečnú verziu. Ešte lepšie, primäť niekoho iného, aby si robil poznámky, a potom porovnajte svoju verziu s ich verziou, aby ste vytvorili konečnú verziu.
2. Začnite recenziou akcie
Bez ohľadu na to, či ste na začiatku stretnutia skontrolovali akcie z poslednej doby, uveďte ich na začiatok zápisnice. Zapíšte si všetky akcie z posledného stretnutia a zhrnutie pokroku proti nim. Ak bola akcia dokončená, neobťažuj sa to napísať znova. Namiesto toho, pridajte riadok s textom „všetky ostatné akcie boli dokončené alebo už nie sú relevantné“.
3. Dokumentujte akcie a vlastníkov
Počas stretnutia, zapíšte si úkony a kto ich vykoná. V zápisnici, zahrnúť tieto akcie do toku textu. Na konci zápisnice môžete uviesť aj zhrnutie akcie. Na to dobre poslúži tabuľkový formát.
4. Zaznamenajte, kto tam bol
Do pozvánky v kalendári uvediete mená účastníkov a tiež program, ale kto sa skutočne zúčastní stretnutia, môže byť celkom iný!
5. Zahrnúť obrázky
Ak na stretnutí používate flip charty alebo softvér na vytváranie myšlienkových máp, obsahovať odkazy na dokumenty, snímky obrazovky alebo vložené súbory. To, čo ste napísali na flipchart, môžete odfotografovať fotoaparátom telefónu – rozlíšenie bude dosť dobré na to, aby ste to zahrnuli do minút.
6. Použite štandardnú šablónu
Ak vaša spoločnosť nemá štandardnú šablónu minút, vymyslieť jeden, alebo sa opýtajte svojho PMO. Používanie štandardnej šablóny vám ušetrí čas. Vaši účastníci si tiež zvyknú čítať zápisnice v tomto formáte, najmä ak sa stretnutie koná pravidelne.
7. Dokumentovať rozhodnutia
Použite svoju zápisnicu na potvrdenie rozhodnutí, ktoré boli prijaté na stretnutí. Napríklad, poznamenajte si všetky žiadosti o zmenu projektu, ktoré boli schválené alebo zamietnuté.
8. Použite tabuľky
Tabuľkový formát funguje dobre niekoľko minút. Použite tri stĺpce: Číslo položky, zhrnutie diskusie a vlastník akcie. Ľudia môžu v pravom stĺpci naskenovať svoje iniciály, aby videli, aké akcie zachytili. Tento formát funguje dobre, ak vaše minúty zaznamenávajú veľa akcií. Ak je stretnutie hlavne diskusiou s niekoľkými akciami, tento stĺpec potom vyzerá ako holý. Vyberte si formát, ktorý vám vyhovuje.
9. Rýchlo posielajte minúty
V ideálnom prípade, mali by ste poslať minúty do týždňa. Čím skôr, tým lepšie. A určite by sa mali dať do obehu pred ďalším stretnutím! Pošlite ich ľuďom, ktorí sa tiež nemohli zúčastniť, aby mohli vidieť, čo im chýbalo.
10. Majte minúty!
Projekt potrebuje záznam toho, o čom sa diskutovalo, takže by ste mali zaznamenať stretnutie. Je v poriadku nemať zápisnice na neformálne stretnutia, ale väčšina stretnutí bude mať prospech z písomného záznamu.