Важность протоколы заседаний
Протоколы встреч помогают в общении — они гарантируют, что у людей есть общее понимание того, о чем была встреча.. Они особенно полезны для официальных встреч, как проекта советов или руководящих групп, поскольку они служат в качестве постоянной записи. Они могут быть особенно полезны для людей, которые не смогли присутствовать на встрече лично..
Вот 10 советы по написанию хороших минут.
1. Пишите минуты, пока вы еще помните
Не оставляйте протокол до тех пор, пока встреча не станет далеким воспоминанием.. Если ты не можешь вспомнить все, попросите кого-нибудь прочитать ваш протокол и уточнить все моменты, прежде чем отправлять окончательную версию. Даже лучше, попросите кого-нибудь еще делать заметки, а затем сравните свою версию с их версией, чтобы получить окончательную версию..
2. Начните с обзора действий
Независимо от того, просматривали ли вы действия с прошлого раза в начале собрания., поместите их в начало минут. Запишите все действия с последней встречи и краткий обзор прогресса по ним.. Если действие было завершено, не утруждай себя писать это еще раз. Вместо, добавьте строку, в которой говорится: «Все остальные действия были выполнены или больше не актуальны».
3. Документировать действия и владельцев
Во время встречи, запишите действия и кто их будет делать. В минуты, включить эти действия в поток текста. Вы также можете включить краткое описание действий в конце протокола.. Для этого хорошо подходит табличный формат..
4. Запишите, кто там был
Вы включите имена участников в приглашение на календарь, а также в повестку дня., но кто на самом деле придет на встречу, вполне может быть разным!
5. Включить изображения
Если вы используете на собрании флип-чарты или программное обеспечение для составления интеллект-карт, добавьте ссылки на документы, скриншоты или встроенные файлы. Вы можете сфотографировать то, что вы написали на флипчарте, на камеру телефона — разрешение будет достаточно хорошим, чтобы включить его в протокол..
6. Используйте стандартный шаблон
Если в вашей компании нет стандартного шаблона минут, придумай один, или спросите своего PMO. Использование стандартного шаблона экономит ваше время.. Ваши посетители также привыкнут читать протоколы в этом формате., особенно если встречи проводятся регулярно.
7. Документировать решения
Используйте протокол для подтверждения решений, принятых на собрании.. Например, запишите все запросы на изменение проекта, которые были одобрены или отклонены.
8. Используйте таблицы
Табличный формат хорошо подходит для минут.. Используйте три столбца: номер предмета, сводка обсуждения и владелец действия. Люди могут просмотреть правый столбец и найти свои инициалы, чтобы увидеть, какие действия они выбрали.. Этот формат хорошо работает, если в ваших протоколах записано много действий.. Если собрание в основном представляет собой обсуждение с небольшим количеством действий, тогда этот столбец выглядит пустым. Выберите формат, который подходит вам.
9. Быстрая отправка минут
Идеально, вы должны отправить протоколы в течение недели. Лучше раньше. И их обязательно следует разослать до следующей встречи.! Отправьте их людям, которые также не смогли присутствовать., чтобы они могли увидеть то, что они пропустили.
10. Есть минуты!
Проекту необходима запись того, что обсуждалось., так что тебе следует записать встречу. Это нормально, если у вас нет протоколов для неофициальных встреч., но большинству встреч будет полезно иметь письменный отчет.