Importanța procesului-verbal de reuniune
Procesele-verbale de întâlnire ajută la comunicare – asigură că oamenii au o înțelegere comună despre ce a fost întâlnirea. Ele sunt deosebit de utile pentru întâlniri formale, cum ar fi camerelor de proiect sau grupuri de conducere, deoarece acestea servesc ca înregistrare permanentă. Ele pot fi utile în special pentru persoanele care nu au putut participa la întâlnire în persoană.
Aici sunt 10 sfaturi pentru a scrie minute bune.
1. Scrie minute cât încă îți amintești
Nu lăsați să vă scrieți procesele-verbale până când întâlnirea este o amintire îndepărtată. Dacă nu vă amintiți totul, cereți pe altcineva să vă citească procesele-verbale și să clarifice orice punct înainte de a trimite versiunea finală. Chiar mai bine, pune pe altcineva să ia notițe, și apoi comparați versiunea dvs. cu versiunea lor pentru a produce versiunea finală.
2. Începeți cu o revizuire a acțiunii
Indiferent dacă ați trecut în revistă sau nu acțiunile din ultima dată la începutul întâlnirii, pune-le la începutul minutelor. Notați toate acțiunile de la ultima întâlnire și un rezumat al progresului față de acestea. Dacă acțiunea a fost finalizată, nu te obosi să-l scrii din nou. In schimb, adăugați o linie care spune „toate celelalte acțiuni au fost finalizate sau nu mai sunt relevante”.
3. Documentați acțiunile și proprietarii
În timpul întâlnirii, notează acțiunile și cine le va face. În minute, include aceste acțiuni în fluxul textului. De asemenea, puteți include un rezumat al acțiunii la sfârșitul procesului-verbal. Formatul tabelar funcționează bine pentru asta.
4. Înregistrați cine a fost acolo
Veți fi inclus numele participanților pe invitația din calendar și, de asemenea, pe ordinea de zi, dar cine se prezintă de fapt la întâlnire ar putea fi diferit!
5. Includeți imagini
Dacă utilizați flipchart-uri sau software de cartografiere mentală în cadrul întâlnirii, include link-uri către documente, capturi de ecran sau fișiere încorporate. Puteți face fotografii cu ceea ce ați scris pe flipchart cu o cameră a telefonului - rezoluția va fi suficient de bună pentru a fi inclusă în minute.
6. Utilizați un șablon standard
Dacă compania dumneavoastră nu are un șablon standard pentru câteva minute, alcătuiește unul, sau întrebați PMO-ul dvs. Utilizarea unui șablon standard vă economisește timp. De asemenea, participanții tăi se vor obișnui să citească procesele-verbale în acest format, mai ales dacă întâlnirea se ține în mod regulat.
7. Documentați deciziile
Folosiți-vă procesele-verbale pentru a confirma deciziile luate în cadrul ședinței. De exemplu, notează orice cereri de modificare a proiectului care au fost aprobate sau respinse.
8. Folosiți tabele
Un format tabelar funcționează bine timp de minute. Folosiți trei coloane: Numărul de articol, rezumatul discuției și proprietarul acțiunii. Oamenii pot scana în jos coloana din dreapta după inițialele lor pentru a vedea ce acțiuni au preluat. Acest format funcționează bine dacă minutele dvs. înregistrează o mulțime de acțiuni. Dacă întâlnirea este în principal discuție cu puține acțiuni, această coloană arată apoi goală. Alegeți un format care funcționează pentru dvs.
9. Trimite minute rapid
Ideal, ar trebui să trimiteți minute în cursul săptămânii. Mai devreme este mai bine. Și cu siguranță ar trebui să fie distribuite înainte de următoarea întâlnire! Trimiteți-le și persoanelor care nu au putut participa, ca să poată vedea ce au ratat.
10. Aveți minute!
Proiectul are nevoie de o înregistrare a celor discutate, deci ar trebui să înregistrați întâlnirea. Este în regulă să nu aveți minute pentru întâlnirile informale, dar cele mai multe întâlniri vor beneficia de o înregistrare scrisă.