Viktigheten av Møteprotokoller
Møtereferater hjelper med kommunikasjon – de sikrer at folk har en felles forståelse av hva møtet handlet om. De er spesielt nyttig for formelle møter som Prosjekt Boards eller styringsgrupper som de tjener som et bevis. De kan være spesielt nyttige for personer som ikke var i stand til å delta på møtet personlig.
Her er 10 tips for å skrive gode referater.
1. Skriv minutter mens du fortsatt husker det
Ikke la protokollen skrives før møtet er et fjernt minne. Hvis du ikke kan huske alt, få noen andre til å lese referatet ditt og avklare eventuelle punkter før du sender ut den endelige versjonen. Enda bedre, få noen andre til å ta notater, og sammenligne deretter din versjon med deres versjon for å produsere den endelige versjonen.
2. Start med en handlingsgjennomgang
Hvorvidt du gjennomgikk handlingene fra forrige gang i begynnelsen av møtet, sett dem i begynnelsen av minuttene. Skriv ned alle handlingene fra forrige møte og en oppsummering av fremgangen mot dem. Hvis handlingen ble fullført, ikke gidder å skrive det ut igjen. I stedet, legg til en linje som sier «alle andre handlinger ble fullført eller er ikke lenger relevante».
3. Dokumenter handlinger og eiere
Under møtet, skrive ned handlingene og hvem som skal gjøre dem. I protokollen, inkludere disse handlingene i flyten av teksten. Du kan også inkludere et handlingssammendrag på slutten av referatet. Tabellformat fungerer bra for dette.
4. Registrer hvem som var der
Du vil ha inkludert navnene på deltakerne på kalenderinvitasjonen og også agendaen, men hvem som faktisk møter opp til møtet kan godt være annerledes!
5. Ta med bilder
Hvis du bruker flippover eller tankekartprogram i møtet, inkludere lenker til dokumentene, skjermbilder eller innebygde filer. Du kan ta bilder av det du skrev på flippover med et telefonkamera – oppløsningen vil være god nok til å inkludere i referatet.
6. Bruk en standard mal
Hvis din bedrift ikke har en standard mal for minutter, lage en, eller spør din PMO. Ved å bruke en standard mal sparer du tid. Deltakerne dine vil også bli vant til å lese referatet i det formatet, spesielt hvis møtet holdes regelmessig.
7. Dokumentere vedtak
Bruk referatet ditt til å bekrefte beslutningene som ble tatt i møtet. For eksempel, notere eventuelle prosjektendringsforespørsler som ble godkjent eller avvist.
8. Bruk tabeller
Et tabellformat fungerer godt i minutter. Bruk tre kolonner: artikkelnummer, diskusjonsoppsummering og handlingseier. Folk kan skanne ned den høyre kolonnen etter initialene sine for å se hvilke handlinger de fanget opp. Dette formatet fungerer bra hvis minuttene dine registrerer mange handlinger. Hvis møtet hovedsakelig er diskusjon med få handlinger, denne kolonnen ser da naken ut. Velg et format som fungerer for deg.
9. Send minutter raskt ut
Ideelt sett, du bør sende ut referat i løpet av uken. Før er bedre. Og de bør definitivt sirkuleres før neste møte! Send dem til folk som ikke kunne delta også, slik at de kan se hva de gikk glipp av.
10. Ha minutter!
Prosjektet trenger en oversikt over hva som ble diskutert, så du bør ta opp møtet. Det er greit å ikke ha referater for uformelle møter, men de fleste møter vil ha godt av å ha en skriftlig protokoll.