Belang van Meeting Minutes
Notulen hulp bij communicatie - ze zorgen voor mensen hebben een gemeenschappelijke definitie van de bijeenkomst was over. Ze zijn bijzonder nuttig voor formele vergaderingen zoals Project Boards of stuurgroepen omdat ze als bewijs dienen. Ze kan vooral handig voor mensen die niet in staat zijn om de vergadering bij te wonen waren zijn.
Hier zijn 10 tips voor het schrijven van goede minuten.
1. Write minuten, terwijl je nog herinneren
Niet verlaten het schrijven van uw minuten tot de bijeenkomst is een verre herinnering. Als u niet meer weet alles, laat iemand anders uw minuten te lezen en alle punten te verduidelijken voordat u sturen uw definitieve versie. Nog beter, iemand anders om aantekeningen te maken, en vergelijk uw versie met hun versie van de definitieve versie te produceren.
2. Begin met een evaluatie van de acties
Of u van de acties van de vorige keer beoordeeld aan het begin van de vergadering, zet ze aan het begin van het proces-verbaal. Noteer alle acties van de laatste vergadering en een samenvatting van de vooruitgang tegen hen. Indien de actie werd voltooid, niet de moeite om het weer uit te schrijven. In plaats daarvan, voeg een regel die zegt dat ‘alle andere acties zijn vervuld, of niet meer relevant’.
3. Document acties en eigenaars
Tijdens de vergadering, noteer de acties en die hen zal doen. In de notulen, omvatten deze acties in de stroom van de tekst. U kunt ook een actie samenvatting aan het eind van de notulen op te nemen. Tabelvorm werkt goed voor deze.
4. Record die er was
U vindt de namen van de aanwezigen op de kalender uit te nodigen en ook de agenda hebben opgenomen, maar die eigenlijk opduikt aan de vergadering zou wel anders zijn!
5. Inclusief afbeeldingen
Als u gebruik maken van flip-overs of mind mapping software in de vergadering, bevatten links naar de documenten, screenshots of ingesloten bestanden. U kunt foto's van wat je schreef op flip-overs met een telefoon camera - de resolutie goed genoeg in de notulen op te nemen zijn.
6. Gebruik een standaard template
Als uw bedrijf niet beschikt over een standaard template voor minuten, maken een up, of vraag uw PMO. Met behulp van een standaard template bespaart u tijd. Uw deelnemers zullen ook wennen aan het lezen van de notulen in dat formaat, vooral als de vergadering regelmatig wordt gehouden.
7. beslissingen document
Gebruik uw minuten naar de beslissingen die werden genomen in de vergadering te bevestigen. Bijvoorbeeld, Noteer van elk project change requests die zijn goedgekeurd of afgekeurd.
8. gebruik tabellen
Tabel formaat werkt goed voor minuten. Gebruik drie kolommen: item nummer, samenvatting discussie en actie eigenaar. Mensen kunnen naar beneden te scannen de rechterkolom voor hun initialen om te zien welke acties ze opgepakt. Dit formaat werkt goed als uw notulen, tijdens veel van de acties. Indien de vergadering is vooral discussie met enkele acties, deze kolom ziet er dan kale. Kies een formaat dat werkt voor u.
9. Stuur minuten snel
Ideaal, je moet sturen minuten binnen de week. Vroeg is beter. En ze moeten zeker worden verspreid voor de volgende vergadering! Stuur ze aan mensen die niet in staat om bij te wonen waren, zodat ze kunnen zien wat ze gemist.
10. hebben minuten!
Het project moet een verslag van wat is besproken, zodat u de vergadering dienen te nemen. Het is OK niet tot minuten voor informele bijeenkomsten hebben, maar de meeste vergaderingen zullen profiteren van het hebben van een schriftelijke vastlegging.