회의록의 중요성
회의록은 의사소통에 도움이 됩니다. 사람들이 회의 내용에 대해 공통된 이해를 갖도록 해줍니다.. 영구 기록으로 사용되므로 프로젝트 보드나 운영 그룹과 같은 공식 회의에 특히 유용합니다.. 회의에 직접 참석할 수 없는 사람들에게 특히 유용할 수 있습니다..
여기 있습니다 10 좋은 회의록 작성을 위한 팁.
1. 아직 기억하는 동안 회의록을 작성하세요.
회의가 먼 추억으로 남을 때까지 회의록 작성을 미루지 마세요.. 모든 것을 기억할 수 없다면, 최종 버전을 보내기 전에 다른 사람에게 회의록을 읽고 요점을 명확히 하도록 요청하세요.. 더 나은, 다른 사람에게 메모를 하게 하세요, 그런 다음 귀하의 버전과 해당 버전을 비교하여 최종 버전을 생성하십시오..
2. 조치 검토로 시작
회의 시작 시 지난번 조치사항을 검토하였는지 여부, 회의록 시작 부분에 넣어두세요. 지난 회의의 모든 조치와 이에 대한 진행 상황 요약을 기록합니다.. 작업이 완료되었다면, 귀찮게 다시 쓰지 마세요. 대신에, '다른 모든 작업이 완료되었거나 더 이상 관련이 없습니다'라는 줄을 추가하세요..
3. 문서 작업 및 소유자
회의 중, 행동을 기록하고 누가 그 행동을 할 것인가. 몇 분 안에, 텍스트 흐름에 이러한 작업을 포함합니다.. 회의록 끝에 작업 요약을 포함할 수도 있습니다.. 표 형식이 이에 적합합니다..
4. 거기에 누가 있었는지 기록해 보세요
캘린더 초대와 의제에 참석자의 이름을 포함하게 됩니다., 하지만 실제로 회의에 참석하는 사람은 다를 수도 있습니다.!
5. 이미지 포함
회의에서 플립 차트나 마인드 매핑 소프트웨어를 사용하는 경우, 문서에 대한 링크 포함, 스크린샷 또는 삽입된 파일. 플립차트에 작성한 내용을 휴대폰 카메라로 촬영할 수 있습니다. 해상도는 회의록에 포함하기에 충분합니다..
6. 표준 템플릿 사용
회사에 분당 표준 템플릿이 없는 경우, 하나를 만들다, 또는 PMO에게 문의하세요. 표준 템플릿을 사용하면 시간이 절약됩니다.. 참석자들도 해당 형식으로 회의록을 읽는 데 익숙해질 것입니다., 특히 회의가 정기적으로 열리는 경우.
7. 문서 결정
회의록을 사용하여 회의에서 내린 결정을 확인하세요.. 예를 들면, 승인되거나 거부된 프로젝트 변경 요청을 기록해 두세요..
8. 테이블 사용
표 형식은 몇 분 동안 잘 작동합니다.. 3개의 열을 사용하세요.: 품목 번호, 토론 요약 및 작업 소유자. 사람들은 오른쪽 열에서 자신의 이니셜을 스캔하여 어떤 행동을 취했는지 확인할 수 있습니다.. 이 형식은 회의록에 많은 활동이 기록된 경우에 적합합니다.. 회의가 주로 몇 가지 조치만 취하는 토론인 경우, 그러면 이 기둥은 텅 빈 것처럼 보입니다. 귀하에게 적합한 형식을 선택하세요.
9. 신속하게 회의록 보내기
이상적으로, 이번 주 안에 회의록을 보내야 해. 빠르면 빠를수록 좋습니다. 그리고 다음 회의 전까지 반드시 배포되어야 합니다.! 참석하지 못한 분들께도 보내주세요, 그래서 그들은 그들이 놓친 것을 볼 수 있습니다.
10. 시간을 가지세요!
프로젝트에는 논의된 내용에 대한 기록이 필요합니다., 그러니 회의를 녹음해야 해. 비공식 회의에 시간이 없어도 괜찮습니다., 그러나 대부분의 회의는 서면 기록을 갖는 것이 좋습니다..