Importanza del Verbale Meeting
I verbali delle riunioni aiutano con la comunicazione: garantiscono che le persone abbiano una comprensione comune dell'argomento della riunione. Sono particolarmente utili per le riunioni formali come progetto schede o gruppi direttivi in quanto servono come documento permanente. Possono essere particolarmente utili per le persone che non hanno potuto partecipare alla riunione di persona.
Ecco 10 consigli per scrivere buoni verbali.
1. Scrivi minuti mentre ricordi ancora
Non lasciare la stesura dei tuoi verbali finché la riunione non sarà un lontano ricordo. Se non riesci a ricordare tutto, chiedi a qualcun altro di leggere il tuo verbale e di chiarire eventuali punti prima di inviare la versione finale. Anche meglio, chiedi a qualcun altro di prendere appunti, e poi confronta la tua versione con la loro versione per produrre la versione finale.
2. Inizia con una revisione dell'azione
Se hai rivisto o meno le azioni dell'ultima volta all'inizio della riunione, metterli all'inizio dei minuti. Annotare tutte le azioni dell'ultimo incontro e un riepilogo dei progressi compiuti rispetto ad esse. Se l'azione è stata completata, non preoccuparti di riscriverlo. Invece, aggiungi una riga che dice "tutte le altre azioni sono state completate o non sono più rilevanti".
3. Azioni e proprietari del documento
Durante la riunione, scrivere le azioni e chi le farà. Nei minuti, includere queste azioni nel flusso del testo. Puoi anche includere un riepilogo dell'azione alla fine del verbale. Il formato tabellare funziona bene per questo.
4. Registra chi era lì
Avrai incluso i nomi dei partecipanti nell'invito del calendario e anche nell'ordine del giorno, ma chi effettivamente si presenta all'incontro potrebbe essere diverso!
5. Includi immagini
Se utilizzi lavagne a fogli mobili o software di mappatura mentale durante la riunione, includere collegamenti ai documenti, screenshot o file incorporati. Puoi scattare foto di ciò che hai scritto sulle lavagne a fogli mobili con la fotocamera del telefono: la risoluzione sarà sufficientemente buona da includerle nei verbali.
6. Utilizza un modello standard
Se la tua azienda non dispone di un modello standard per i minuti, inventarne uno, o chiedi al tuo PMO. L'utilizzo di un modello standard ti fa risparmiare tempo. I tuoi partecipanti si abitueranno anche a leggere i verbali in quel formato, soprattutto se la riunione si svolge regolarmente.
7. Decisioni documentali
Usa i tuoi verbali per confermare le decisioni prese durante la riunione. Per esempio, prendere nota di eventuali richieste di modifica del progetto approvate o rifiutate.
8. Usa le tabelle
Un formato tabellare funziona bene per i minuti. Utilizza tre colonne: codice articolo, riepilogo della discussione e proprietario dell'azione. Le persone possono scorrere la colonna di destra per cercare le loro iniziali per vedere quali azioni hanno scelto. Questo formato funziona bene se i tuoi minuti registrano molte azioni. Se l'incontro è principalmente discussione con poche azioni, questa colonna appare quindi spoglia. Scegli un formato che funzioni per te.
9. Invia rapidamente i minuti
Idealmente, dovresti inviare i verbali entro la settimana. Prima è meglio. E dovrebbero assolutamente essere diffusi prima del prossimo incontro! Inviateli anche alle persone che non hanno potuto partecipare, così possono vedere cosa si sono persi.
10. Avere minuti!
Il progetto necessita di una registrazione di ciò che è stato discusso, quindi dovresti registrare l'incontro. Va bene non avere verbali per le riunioni informali, ma la maggior parte delle riunioni trarrà vantaggio dall'avere una registrazione scritta.