Pentingnya Meeting Minutes
Menit Pertemuan membantu dengan komunikasi - mereka memastikan orang memiliki pemahaman yang sama tentang apa pertemuan itu tentang. Mereka sangat membantu untuk pertemuan formal seperti Dewan Project atau Grup Pengarah karena mereka berfungsi sebagai catatan permanen. Mereka dapat sangat berguna bagi orang-orang yang tidak dapat menghadiri pertemuan secara pribadi.
Di sini adalah 10 tips untuk menulis menit baik.
1. Menulis menit sementara Anda masih ingat
Jangan meninggalkan penulisan menit sampai rapat adalah kenangan. Jika Anda tidak dapat mengingat semuanya, mendapatkan orang lain untuk membaca menit dan mengklarifikasi poin sebelum Anda mengirimkan versi final Anda. Bahkan lebih baik, mendapatkan orang lain untuk mengambil catatan, dan kemudian membandingkan versi dengan versi mereka untuk menghasilkan versi final.
2. Mulai dengan ulasan tindakan
Apakah Anda Ulasan tindakan dari terakhir kali pada awal pertemuan, menempatkan mereka di awal menit. Tuliskan semua tindakan dari pertemuan terakhir dan ringkasan kemajuan terhadap mereka. Jika tindakan itu selesai, tidak repot-repot untuk menulis itu keluar lagi. Sebagai gantinya, tambahkan baris yang mengatakan 'semua tindakan lainnya telah diselesaikan atau tidak lagi relevan'.
3. tindakan dokumen dan pemilik
Dalam pertemuan tersebut, menuliskan tindakan dan siapa yang akan melakukannya. Di menit, termasuk tindakan ini dalam aliran teks. Anda juga bisa memasukkan ringkasan aksi di akhir menit. format tabel bekerja dengan baik untuk ini.
4. Rekor yang ada di sana
Anda akan menyertakan nama-nama peserta pada kalender mengundang dan juga agenda, tapi yang benar-benar muncul ke pertemuan bisa juga berbeda!
5. Sertakan gambar
Jika Anda menggunakan flip chart atau perangkat lunak pemetaan pikiran dalam rapat, menyertakan link ke dokumen, screenshot atau file tertanam. Anda dapat mengambil foto dari apa yang Anda menulis di flip chart dengan kamera ponsel - resolusi akan cukup baik untuk menyertakan di menit.
6. Gunakan template standar
Jika perusahaan Anda tidak memiliki template standar untuk menit, membuat satu up, atau meminta PMO Anda. Menggunakan template standar menghemat waktu Anda. peserta Anda juga akan terbiasa untuk membaca menit dalam format yang, terutama jika pertemuan tersebut diadakan secara berkala.
7. keputusan dokumen
Gunakan menit Anda untuk mengkonfirmasi keputusan yang diambil dalam rapat. Sebagai contoh, membuat catatan dari setiap perubahan permintaan proyek yang telah disetujui atau ditolak.
8. Gunakan tabel
Sebuah format tabel bekerja dengan baik untuk menit. Menggunakan tiga kolom: Nomor barang, Ringkasan diskusi dan pemilik tindakan. Orang dapat memindai bawah kolom kanan untuk inisial mereka untuk melihat tindakan apa yang mereka dijemput. Format ini bekerja dengan baik jika Anda menit record banyak tindakan. Jika pertemuan itu terutama diskusi dengan beberapa tindakan, kolom ini kemudian terlihat telanjang. Pilih format yang bekerja untuk Anda.
9. Kirim menit cepat
idealnya, Anda harus mengirimkan menit dalam seminggu. Lebih cepat lebih baik. Dan mereka pasti harus diedarkan sebelum pertemuan berikutnya! Kirim mereka kepada orang-orang yang tidak dapat menghadiri serta, sehingga mereka dapat melihat apa yang mereka tidak terjawab.
10. memiliki menit!
Proyek ini membutuhkan catatan apa yang dibahas, sehingga Anda harus mencatat pertemuan. Ini OK untuk tidak memiliki menit untuk pertemuan informal, tetapi kebanyakan pertemuan akan mendapatkan keuntungan dari memiliki catatan tertulis.