बैठक मिनट का महत्व
बैठक मिनट संचार के साथ मदद - वे सुनिश्चित लोग क्या बैठक के बारे में था की एक आम समझ है. वे परियोजना बोर्डों या संचालन समूह की तरह औपचारिक बैठकों के लिए विशेष रूप से उपयोगी हैं, क्योंकि वे एक स्थायी रिकार्ड के रूप में सेवा. वे जो व्यक्ति में बैठक में भाग लेने में सक्षम नहीं थे लोगों के लिए विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है.
यहाँ हैं 10 अच्छा मिनट लिखने के लिए सुझाव दिए गए.
1. मिनट लिखें, जबकि आप अभी भी याद
जब तक बैठक एक दूर के स्मृति है आपके मिनट लिखाई मत छोड़ो. तुम सब कुछ याद नहीं कर सकते, आपके मिनट पढ़ सकते हैं और किसी भी बिंदुओं को स्पष्ट करने के लिए किसी और को मिलता है इससे पहले कि आप अपने अंतिम संस्करण बाहर भेजने. और भी बेहतर, नोट लेने के लिए किसी और को मिलता है, और उसके बाद अपने संस्करण अंतिम संस्करण का निर्माण करने के साथ अपने संस्करण की तुलना.
2. एक कार्रवाई समीक्षा के साथ शुरू करो
चाहे या नहीं आप बैठक की शुरुआत में पिछली बार से कार्यों की समीक्षा की, उन्हें मिनट की शुरुआत में डाल. नीचे अंतिम बैठक से सभी कार्यों और उनके खिलाफ प्रगति का एक सारांश लिखें. कार्रवाई पूरी हो गई थी, तो, इसे फिर से लिखने के लिए परेशान नहीं करते. बजाय, दर्शाने वाली पंक्ति 'अन्य सभी कार्यों को पूरा किया गया है या प्रासंगिक नहीं रह रहे हैं' जोड़ें.
3. दस्तावेज़ कार्यों और मालिकों
बैठक के दौरान, नीचे कार्रवाई लिख सकते हैं और जो उन्हें करना होगा. मिनटों में, पाठ के प्रवाह में इन कार्यों में शामिल हैं. तुम भी मिनट के अंत में एक कार्रवाई सारांश शामिल कर सकते हैं. सारणीबद्ध प्रारूप इस के लिए अच्छी तरह से काम.
4. रिकार्ड जो वहाँ था
आप को आमंत्रित कैलेंडर पर उपस्थित लोग के नाम है और यह भी एजेंडे को शामिल किया है जाएगा, लेकिन जो वास्तव में बैठक करने के लिए बदल जाता है अच्छी तरह से अलग हो सकता है!
5. चित्र शामिल करें
आप बैठक में फ्लिप चार्ट या मन मानचित्रण सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं, दस्तावेज़ों के लिंक शामिल, स्क्रीनशॉट या एम्बेडेड फ़ाइलें. यदि आप एक फोन कैमरे के साथ फ्लिप चार्ट पर क्या लिखा है की तस्वीरें ले सकते हैं - संकल्प काफी अच्छा मिनट में शामिल करने के लिए किया जाएगा.
6. एक मानक टेम्पलेट का उपयोग करें
आपकी कंपनी मिनट के लिए एक मानक टेम्पलेट नहीं है, तो, एक बना, या अपने पीएमओ पूछना. एक मानक टेम्पलेट का उपयोग करके आप समय की बचत होती. आपका उपस्थित लोग भी उस प्रारूप में मिनट पढ़ने के लिए इस्तेमाल किया जाएगा, खासकर अगर बैठक नियमित रूप से आयोजित किया जाता है.
7. दस्तावेज़ निर्णय
निर्णय है कि बैठक में लिया गया था पुष्टि के लिए अपने मिनट का प्रयोग करें. उदाहरण के लिए, किसी भी परियोजना परिवर्तन अनुरोधों कि अनुमोदित किया गया या अस्वीकार कर दिया है उसे नोट करें.
8. उपयोग तालिकाओं
सारणीबद्ध प्रारूप मिनट के लिए अच्छी तरह से काम. तीन कॉलम का उपयोग करके: आइटम नंबर, चर्चा सारांश और कार्रवाई के मालिक. लोग दाएँ हाथ के कॉलम स्कैन नीचे उनके नाम के पहले अक्षर को देखने के लिए क्या कार्रवाई वे उठाया जा सकता है. इस प्रारूप में अपने मिनट कार्यों के रिकॉर्ड बहुत अच्छी तरह से काम करता है, तो. बैठक में मुख्य रूप से कुछ क्रियाओं के साथ चर्चा है, इस स्तंभ तो नंगे लग रहा है. एक प्रारूप है कि आप के लिए काम करता है चुनें.
9. जल्दी मिनट बाहर भेजें
आदर्श रूप में, आप सप्ताह के भीतर मिनट बाहर भेजना चाहिए. जल्दी ही बेहतर है. और वे निश्चित रूप से अगली बैठक से पहले परिचालित किया जाना चाहिए! उन्हें लोगों के साथ-भाग लेने के लिए सक्षम नहीं थे को भेजें, ताकि वे देख सकते हैं कि वे क्या याद किया.
10. मिनट है!
परियोजना क्या चर्चा की गई के रिकॉर्ड की आवश्यकता, ताकि आप मीटिंग को रिकॉर्ड करना चाहिए. यह ठीक है अनौपचारिक बैठकों के लिए मिनट के लिए नहीं, लेकिन सबसे अधिक बैठकों एक प्रश्न के लिखित रिकॉर्ड करने से लाभ होगा.