חשיבותה של סיכומי ישיבה
פרוטוקולי הפגישה עוזרים בתקשורת - הם מבטיחים לאנשים הבנה משותפת לגבי מה הייתה הפגישה. הם מועילים במיוחד לפגישות רשמיות כמו מועצות פרויקטים או קבוצות היגוי מכיוון שהם משמשים כתיעוד קבוע. הם יכולים להיות שימושיים במיוחד עבור אנשים שלא יכלו להשתתף בפגישה באופן אישי.
הנה 10 טיפים לכתיבת דקות טובות.
1. כתוב דקות בזמן שאתה עדיין זוכר
אל תשאיר את כתיבת הפרוטוקולים שלך עד שהפגישה תהיה זיכרון רחוק. אם אתה לא זוכר הכל, בקש ממישהו אחר לקרוא את הפרוטוקולים שלך ולהבהיר נקודות לפני שאתה שולח את הגרסה הסופית שלך. אפילו יותר טוב, לגרום למישהו אחר לרשום הערות, ולאחר מכן השווה את הגרסה שלך לגרסה שלהם כדי לייצר את הגרסה הסופית.
2. התחל עם סקירת פעולה
האם בדקתם את הפעולות מהפעם הקודמת בתחילת הפגישה או לא, שים אותם בתחילת הדקות. רשום את כל הפעולות מהפגישה האחרונה וסיכום ההתקדמות נגדן. אם הפעולה הושלמה, אל תטרחו לכתוב את זה שוב. במקום זאת, הוסף שורה שאומרת 'כל הפעולות האחרות הושלמו או אינן רלוונטיות עוד'.
3. תיעוד פעולות ובעלים
במהלך הפגישה, לרשום את הפעולות ומי יבצע אותן. בפרוטוקול, לכלול את הפעולות הללו בזרימת הטקסט. ניתן גם לצרף סיכום פעולה בסוף הפרוטוקולים. פורמט טבלאי עובד היטב עבור זה.
4. רשום מי היה שם
תכלול את שמות המשתתפים בהזמנה ליומן וגם את סדר היום, אבל מי שבאמת יגיע לפגישה יכול בהחלט להיות שונה!
5. כלול תמונות
אם אתה משתמש בטבלאות או בתוכנת מיפוי מחשבות בפגישה, לכלול קישורים למסמכים, צילומי מסך או קבצים מוטבעים. אתה יכול לצלם תמונות של מה שכתבת בטבלאות עם מצלמת טלפון - הרזולוציה תהיה טובה מספיק כדי לכלול בדקות.
6. השתמש בתבנית רגילה
אם לחברה שלך אין תבנית סטנדרטית לדקות, להמציא אחד, או שאל את PMO שלך. שימוש בתבנית סטנדרטית חוסך לך זמן. המשתתפים שלך יתרגלו גם לקרוא את הפרוטוקולים בפורמט הזה, במיוחד אם הפגישה מתקיימת באופן קבוע.
7. תיעוד החלטות
השתמש בפרוטוקול שלך כדי לאשר את ההחלטות שהתקבלו בפגישה. לדוגמה, רשום לעצמך כל בקשות לשינוי פרויקט שאושרו או נדחו.
8. השתמש בטבלאות
פורמט טבלאי עובד היטב במשך דקות. השתמש בשלוש עמודות: מספר פריט, סיכום דיון ובעל פעולה. אנשים יכולים לסרוק למטה את העמודה הימנית עבור ראשי התיבות שלהם כדי לראות אילו פעולות הם קלטו. פורמט זה עובד היטב אם הדקות שלך רושמות הרבה פעולות. אם הפגישה היא בעיקר דיון עם מעט פעולות, העמודה הזו נראית חשופה. בחר פורמט שמתאים לך.
9. שלח דקות החוצה במהירות
באופן אידיאלי, אתה צריך לשלוח דקות בתוך השבוע. מוקדם יותר עדיף. ובהחלט יש להפיץ אותם לפני הפגישה הבאה! שלח אותם גם לאנשים שלא יכלו להשתתף, כדי שיוכלו לראות מה הם החמיצו.
10. יש דקות!
הפרויקט צריך תיעוד של מה שנדון, so you should record the meeting. It’s OK not to have minutes for informal meetings, but most meetings will benefit from having a written record.