Importance de la réunion Minutes
Les procès-verbaux de réunion facilitent la communication : ils garantissent que les gens ont une compréhension commune du sujet de la réunion.. Ils sont particulièrement utiles pour les réunions formelles comme les conseils de projets ou groupes de pilotage car ils servent un enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pas pu assister personnellement à la réunion..
Voici 10 conseils pour rédiger de bonnes minutes.
1. Écrivez des minutes pendant que vous vous souvenez encore
Ne rédigez pas votre procès-verbal jusqu'à ce que la réunion ne soit plus qu'un lointain souvenir. Si tu ne te souviens pas de tout, demandez à quelqu'un d'autre de lire votre procès-verbal et de clarifier tous les points avant d'envoyer votre version finale. Encore mieux, demander à quelqu'un d'autre de prendre des notes, puis comparez votre version avec leur version pour produire la version finale.
2. Commencez par un bilan d’action
Que vous ayez ou non revu les actions de la dernière fois au début de la réunion, mettez-les au début du procès-verbal. Notez toutes les actions de la dernière réunion et un résumé des progrès réalisés par rapport à elles. Si l'action a été complétée, ne prends pas la peine de l'écrire à nouveau. nous ne sommes pas là pour vous dire si vous pouvez vous permettre le mariage de vos rêves, ajoutez une ligne indiquant « toutes les autres actions ont été terminées ou ne sont plus pertinentes ».
3. Documenter les actions et les propriétaires
Pendant la réunion, notez les actions et qui les fera. Dans les minutes, inclure ces actions dans le flux du texte. Vous pouvez également inclure un résumé des actions à la fin du procès-verbal. Le format tabulaire fonctionne bien pour cela.
4. Enregistrez qui était là
Vous aurez inclus les noms des participants sur l'invitation du calendrier ainsi que sur l'ordre du jour., mais qui se présente réellement à la réunion pourrait bien être différent!
5. Inclure des images
Si vous utilisez des tableaux à feuilles mobiles ou un logiciel de cartographie mentale lors de la réunion, inclure des liens vers les documents, captures d'écran ou fichiers intégrés. Vous pouvez prendre des photos de ce que vous avez écrit sur un tableau à feuilles mobiles avec l'appareil photo de votre téléphone : la résolution sera suffisamment bonne pour être incluse dans le procès-verbal..
6. Utiliser un modèle standard
Si votre entreprise ne dispose pas d'un modèle standard de procès-verbal, inventez-en un, ou demandez à votre PMO. L'utilisation d'un modèle standard vous fait gagner du temps. Vos participants s’habitueront également à lire les procès-verbaux dans ce format, surtout si la réunion a lieu régulièrement.
7. Documenter les décisions
Utilisez vos minutes pour confirmer les décisions qui ont été prises lors de la réunion. Par exemple, prendre note de toutes les demandes de modification de projet qui ont été approuvées ou rejetées.
8. Utiliser des tableaux
Un format tabulaire fonctionne bien pour les minutes. Utilisez trois colonnes: numéro d'article, résumé de la discussion et propriétaire de l'action. Les gens peuvent rechercher leurs initiales dans la colonne de droite pour voir quelles actions ils ont sélectionnées.. Ce format fonctionne bien si vos procès-verbaux enregistrent de nombreuses actions. Si la réunion est principalement une discussion avec peu d'actions, cette colonne semble alors nue. Choisissez un format qui vous convient.
9. Envoyez rapidement les minutes
Idéalement, vous devriez envoyer des minutes dans la semaine. Plus tôt c'est mieux. Et ils devraient absolument être distribués avant la prochaine réunion! Envoyez-les également aux personnes qui n’ont pas pu y assister, pour qu'ils puissent voir ce qu'ils ont manqué.
10. Avoir des minutes!
Le projet a besoin d'un enregistrement de ce qui a été discuté, donc tu devrais enregistrer la réunion. C'est normal de ne pas avoir de procès-verbaux pour les réunions informelles, mais la plupart des réunions bénéficieront d'un compte rendu écrit.