Merkitys kokouspöytäkirja
Kokouspöytäkirjat apua viestintä - ne varmistavat ihmisten on yhteinen käsitys siitä, mitä kokouksessa oli noin. Ne ovat erityisen hyödyllisiä virallisissa kokouksissa kuten Project Boards tai ohjausryhmät koska ne toimivat pysyvänä todisteena. Ne voivat olla erityisen hyödyllinen ihmisille, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen henkilökohtaisesti.
Tässä ovat 10 vihjettä hyvää minuuttia.
1. Kirjoita minuuttia, kun vielä muistaa
Älä jätä kirjoittamista up your minuuttia, kunnes kokous on kaukainen muisto. Jos et muista kaikkea, saada joku muu lukea minuuttia ja selventämään jokaista ennen kuin lähettää lopullisen version. vieläkin parempi, saada joku muu tehdä muistiinpanoja, ja sitten verrata versio heidän versio tuottaa lopullisen version.
2. Aloita kanteen tarkastelu
Vai et tarkistanut tekoja viimeisen kerran alussa kokouksen, laita ne alussa pöytäkirjan. Kirjoita ylös kaikki toimet viimeisestä kokouksesta ja yhteenveto edistymisestä niitä vastaan. Jos kanne valmistui, eivät vaivaudu kirjoittamaan sitä uudelleen. Sen sijaan, lisätä rivi, jossa lukee "kaikki muut toimet ovat täyttyneet tai eivät ole enää merkityksellisiä".
3. Tehdyt toimenpiteet ja omistajat
Kokouksessa, kirjoita toimia ja jotka tekevät heidät. Pöytäkirjaan, sisällyttää nämä toimet tekstin sujuvuutta. Voit myös kanteen tiivistelmän lopussa pöytäkirjan. Taulukkomuodossa toimii hyvin tähän.
4. Record joka oli siellä
Olette mukana nimet osallistujia kalenterissa kutsua myös asialistalla, mutta jotka todella vääntää kokousta voisi hyvinkin olla erilainen!
5. Lisää kuvat
Jos käytät fläppitaulut tai mieli kartoitus ohjelmisto kokouksessa, sisältää linkkejä asiakirjoihin, kuvakaappauksia tai upotettuja tiedostoja. Voit ottaa valokuvia, mitä kirjoitti fläppitaulu kanssa puhelimen kameralla - tarkkuus on tarpeeksi hyvä sisällyttää minuuttia.
6. Käytä tavallista mallia
Jos yritys ei ole vakio mallin minuuttia, tehdä yhden up, tai pyydä PMO. Vakiolomakkeella säästää aikaa. Osallistujia myös tottua lukemalla minuuttia tässä muodossa, varsinkin jos kokous pidetään säännöllisesti.
7. asiakirja päätökset
Käytä minuuttia vahvistamaan tehdyt päätökset kokouksessa. Esimerkiksi, tehdä muistiin hankkeita muutospyynnöt, jotka oli hyväksytty tai hylätty.
8. Käytä taulukoita
Taulukkomuodossa toimii hyvin minuuttia. Käytä kolme saraketta: tuotenumero, keskustelun yhteenveto ja toiminta omistaja. Ihmiset voivat skannata alas oikeanpuoleisen sarakkeen niiden lyhenteet, mitä toimia he piristyi. Tämä muoto toimii hyvin, jos minuuttia kirjaa paljon toimien. Jos kokous on lähinnä keskustelua muutamia toimia, Tämän sarakkeen sitten näyttää paljain. Valitse muoto, joka toimii sinulle.
9. Lähetä minuuttia nopeasti
ihanteellisesti, kannattaa lähettää minuutin sisällä viikon. Ennemmin on parempi. Ja ne pitäisi ehdottomasti jaettava ennen seuraavaa kokousta! Lähetä ne ihmiset, jotka eivät voineet osallistua samoin, jotta he voivat nähdä, mitä he menettivät.
10. Onko minuuttia!
Hanke tarvitsee kirjaa mitä keskusteltiin, joten kannattaa tallentaa kokouksen. Se on OK ettei ole minuuttia epävirallisiin kokouksiin, mutta useimmat kokoukset saavat samalla kirjaa.