Importancia de las actas de las reuniones
Las actas de las reuniones ayudan con la comunicación: garantizan que las personas tengan una comprensión común de de qué se trató la reunión.. Son particularmente útiles para reuniones formales como juntas de proyecto o grupos directivos, ya que sirven como un registro permanente.. Pueden resultar especialmente útiles para personas que no pudieron asistir presencialmente a la reunión..
Aquí están 10 Consejos para redactar buenas actas..
1. Escribe minutos mientras aún recuerdas
No dejes redactar tus actas hasta que la reunión sea un recuerdo lejano.. Si no puedes recordar todo, Consiga que otra persona lea sus actas y aclare cualquier punto antes de enviar su versión final.. Aun mejor, conseguir que alguien más tome notas, y luego compare su versión con su versión para producir la versión final.
2. Comience con una revisión de acción
Si revisó o no las acciones de la última vez al comienzo de la reunión., ponerlos al inicio de los minutos. Anote todas las acciones de la última reunión y un resumen del progreso en relación con ellas.. Si la acción se completó, no te molestes en escribirlo de nuevo. En cambio, agregue una línea que diga "todas las demás acciones se completaron o ya no son relevantes".
3. Acciones y propietarios del documento.
Durante la reunión, Anota las acciones y quién las hará.. en los minutos, Incluir estas acciones en el flujo del texto.. También puede incluir un resumen de la acción al final del acta.. El formato tabular funciona bien para esto..
4. Registra quién estuvo allí
Habrás incluido los nombres de los asistentes en la invitación del calendario y también en la agenda., pero quién realmente asiste a la reunión podría ser diferente!
5. Incluir imágenes
Si utiliza rotafolios o software de mapas mentales en la reunión, incluir enlaces a los documentos, capturas de pantalla o archivos incrustados. Puede tomar fotografías de lo que escribió en los rotafolios con la cámara de un teléfono; la resolución será lo suficientemente buena como para incluirlas en las actas..
6. Utilice una plantilla estándar
Si su empresa no dispone de una plantilla estándar para actas, inventar uno, o pregunta a tu PMO. Usar una plantilla estándar le ahorra tiempo. Tus asistentes también se acostumbrarán a leer las actas en ese formato., especialmente si la reunión se lleva a cabo regularmente.
7. Decisiones de documentos
Utilice sus actas para confirmar las decisiones que se tomaron en la reunión.. Por ejemplo, Tome nota de cualquier solicitud de cambio de proyecto que haya sido aprobada o rechazada..
8. Usar tablas
Un formato tabular funciona bien durante minutos.. Utilice tres columnas: número de artículo, resumen de la discusión y propietario de la acción. Las personas pueden escanear la columna de la derecha en busca de sus iniciales para ver qué acciones realizaron. Este formato funciona bien si tus actas registran muchas acciones.. Si la reunión es principalmente discusión con pocas acciones, esta columna entonces parece desnuda. Elija un formato que funcione para usted.
9. Envía minutos rápidamente
Idealmente, deberías enviar las actas dentro de la semana. cuanto antes es mejor. Y definitivamente deberían distribuirse antes de la próxima reunión.! Envíalos también a las personas que no pudieron asistir., para que puedan ver lo que se perdieron.
10. tener minutos!
El proyecto necesita un registro de lo discutido., entonces deberías grabar la reunión. Está bien no tener actas para reuniones informales, pero la mayoría de las reuniones se beneficiarán de tener un registro escrito.