Σημασία των πρακτικών της συνεδρίασης
Τα πρακτικά συνάντησης βοηθούν στην επικοινωνία – διασφαλίζουν ότι οι άνθρωποι έχουν κοινή αντίληψη για το τι ήταν η συνάντηση. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι για επίσημες συναντήσεις όπως Συμβούλια Έργων ή Διευθύνουσες Ομάδες, καθώς χρησιμεύουν ως μόνιμο αρχείο. Μπορούν να είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για άτομα που δεν μπόρεσαν να παρακολουθήσουν τη συνάντηση αυτοπροσώπως.
Εδώ είναι 10 συμβουλές για να γράψετε καλά λεπτά.
1. Γράψε λεπτά όσο ακόμα θυμάσαι
Μην αφήνετε να γράψετε τα πρακτικά σας έως ότου η συνάντηση είναι μια μακρινή ανάμνηση. Εάν δεν μπορείτε να θυμηθείτε τα πάντα, ζητήστε από κάποιον άλλο να διαβάσει τα πρακτικά σας και να διευκρινίσει τυχόν σημεία πριν στείλετε την τελική σας έκδοση. Ακόμη καλύτερα, ζητήστε από κάποιον άλλο να κρατήσει σημειώσεις, και στη συνέχεια συγκρίνετε την έκδοσή σας με την έκδοσή τους για να δημιουργήσετε την τελική έκδοση.
2. Ξεκινήστε με μια ανασκόπηση δράσης
Είτε ελέγξατε είτε όχι τις ενέργειες από την τελευταία φορά στην αρχή της συνάντησης, βάλτε τα στην αρχή των λεπτών. Καταγράψτε όλες τις ενέργειες από την τελευταία συνάντηση και μια περίληψη της προόδου εναντίον τους. Αν η ενέργεια είχε ολοκληρωθεί, μην μπεις στον κόπο να το ξαναγράψεις. αντι αυτου, προσθέστε μια γραμμή που λέει "όλες οι άλλες ενέργειες ολοκληρώθηκαν ή δεν είναι πλέον σχετικές".
3. Τεκμηρίωση ενεργειών και κατόχων
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, γράψτε τις ενέργειες και ποιος θα τις κάνει. Στα πρακτικά, συμπεριλάβετε αυτές τις ενέργειες στη ροή του κειμένου. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μια περίληψη ενεργειών στο τέλος των πρακτικών. Η μορφή πίνακα λειτουργεί καλά για αυτό.
4. Καταγράψτε ποιος ήταν εκεί
Θα έχετε συμπεριλάβει τα ονόματα των συμμετεχόντων στην πρόσκληση του ημερολογίου και επίσης την ημερήσια διάταξη, αλλά ποιος θα έρθει στην πραγματικότητα στη συνάντηση θα μπορούσε κάλλιστα να είναι διαφορετικός!
5. Συμπεριλάβετε εικόνες
Εάν χρησιμοποιείτε flip charts ή λογισμικό χαρτογράφησης μυαλού στη σύσκεψη, περιλαμβάνει συνδέσμους προς τα έγγραφα, στιγμιότυπα οθόνης ή ενσωματωμένα αρχεία. Μπορείτε να τραβήξετε φωτογραφίες από όσα γράψατε σε flip chart με κάμερα τηλεφώνου – η ανάλυση θα είναι αρκετά καλή για να συμπεριληφθεί στα λεπτά.
6. Χρησιμοποιήστε ένα τυπικό πρότυπο
Εάν η εταιρεία σας δεν διαθέτει τυπικό πρότυπο για λεπτά, φτιάξτε ένα, ή ρωτήστε τον PMO σας. Η χρήση ενός τυπικού προτύπου εξοικονομεί χρόνο. Οι παρευρισκόμενοι σας θα συνηθίσουν επίσης να διαβάζουν τα πρακτικά σε αυτήν τη μορφή, ειδικά αν η συνάντηση γίνεται τακτικά.
7. Αποφάσεις εγγράφων
Χρησιμοποιήστε τα πρακτικά σας για να επιβεβαιώσετε τις αποφάσεις που ελήφθησαν στη συνεδρίαση. Για παράδειγμα, Σημειώστε τυχόν αιτήματα αλλαγής έργου που εγκρίθηκαν ή απορρίφθηκαν.
8. Χρησιμοποιήστε πίνακες
Μια μορφή πίνακα λειτουργεί καλά για λίγα λεπτά. Χρησιμοποιήστε τρεις στήλες: αριθμός αντικειμένου, περίληψη συζήτησης και ιδιοκτήτης ενέργειας. Τα άτομα μπορούν να σαρώσουν τη δεξιά στήλη για τα αρχικά τους για να δουν ποιες ενέργειες έλαβαν. Αυτή η μορφή λειτουργεί καλά εάν τα λεπτά σας καταγράφουν πολλές ενέργειες. Αν η συνάντηση είναι κυρίως συζήτηση με λίγες ενέργειες, αυτή η στήλη τότε φαίνεται γυμνή. Επιλέξτε μια μορφή που λειτουργεί για εσάς.
9. Στείλτε γρήγορα λεπτά
Ιδανικά, θα πρέπει να στείλετε λεπτά μέσα στην εβδομάδα. Πιο νωρίς είναι καλύτερα. Και θα πρέπει οπωσδήποτε να κυκλοφορήσουν πριν από την επόμενη συνάντηση! Στείλτε τα σε άτομα που δεν μπόρεσαν να παρευρεθούν επίσης, για να δουν τι έχασαν.
10. Έχετε λεπτά!
Το έργο χρειάζεται καταγραφή των όσων συζητήθηκαν, οπότε θα πρέπει να καταγράψετε τη συνάντηση. Είναι εντάξει να μην υπάρχουν πρακτικά για άτυπες συναντήσεις, αλλά οι περισσότερες συναντήσεις θα ωφεληθούν από την ύπαρξη γραπτού αρχείου.