Die Bedeutung der Meeting Minutes
Sitzungsprotokolle helfen bei der Kommunikation - sie gewährleisten Menschen haben ein gemeinsames Verständnis von dem, was das Treffen über. Sie sind besonders nützlich für formelle Sitzungen wie Project Boards oder Lenkungsgruppen, wie sie als permanente Aufzeichnung dienen. Sie können besonders nützlich sein für Leute, die nicht in der Lage waren, an der Sitzung persönlich teilnehmen.
Hier sind 10 Tipps für das Schreiben von guten Minuten.
1. Schreiben Minuten, während Sie sich noch erinnern
Lassen Sie Ihre Minuten schriftlich, bis die Sitzung noch eine ferne Erinnerung ist. Wenn Sie sich nicht an alles erinnern, jemand anderes Ihre Minuten zu lesen und alle Punkte klären, bevor Sie Ihre endgültige Version senden. Noch besser, jemand anderes, Notizen zu machen,, und dann vergleichen Sie Ihre Version mit ihrer Version die endgültige Version zu produzieren.
2. Beginnen Sie mit einer Überprüfung der Maßnahmen
Ob oder nicht überprüft Sie die Aktionen vom letzten Mal zu Beginn der Sitzung, legte sie am Anfang des Protokolls. Notieren Sie alle Aktionen aus der letzten Sitzung und eine Zusammenfassung der Fortschritte gegen sie. Wurde die Aktion beendet, nicht die Mühe, es zu schreiben, wieder. Stattdessen, fügen Sie eine Zeile, die "alle anderen Aktionen wurden abgeschlossen oder sind nicht mehr relevant", sagt.
3. Dokument-Aktionen und Eigentümer
Während der Besprechung, schreiben die Aktionen nach unten und wer sie tun. In den Minuten, umfassen diese Aktionen in der Strömung des Text. Sie können auch eine Aktion Zusammenfassung am Ende des Protokolls enthalten. Tabellenformat eignet sich gut für diese.
4. Die Bilanz, die dort war
Sie haben die Namen der Teilnehmer auf dem Kalender laden und auch die Tagesordnung, aber wer stellt sich tatsächlich bis zum Treffen könnte auch anders sein!
5. Fügen Sie Bilder
Wenn Sie Flip-Charts oder Mind Mapping-Software in der Sitzung, enthalten Links zu den Dokumenten, Screenshots oder eingebettete Dateien. Sie können Fotos von nehmen, was man mit einer Handy-Kamera auf Flip-Charts geschrieben - die Auflösung wird gut genug sein, in das Protokoll aufzunehmen.
6. Verwenden Sie eine Standardvorlage
Wenn Ihr Unternehmen eine Standardvorlage nicht für Minuten haben, machen ein bis, oder fragen Sie Ihren PMO. eine Standardvorlage Verwendung spart Zeit. Ihre Teilnehmer werden auch zu lesen, die Minuten in diesem Format zu gewöhnen, vor allem, wenn das Treffen regelmäßig statt.
7. Dokument Entscheidungen
Verwenden Sie Ihre Minuten, um die Entscheidungen zu bestätigen, dass in der Sitzung aufgenommen wurden. Beispielsweise, Notieren eines Projekts Änderungsanforderungen, die genehmigt wurden oder abgelehnt.
8. Verwenden Sie Tabellen
Eine tabellarische Format eignet sich gut für Minuten. Verwenden Sie drei Spalten: Artikelnummer, Diskussion Zusammenfassung und Handlungs Eigentümer. Die Menschen können die rechte Spalte für ihre Initialen scannen, um zu sehen, welche Aktionen sie abgeholt. Dieses Format funktioniert gut, wenn Sie Ihre Minuten Rekord viele Aktionen. Wenn das Treffen ist in erster Linie die Diskussion mit einigen Aktionen, diese Spalte dann sieht kahl. Wählen Sie ein Format, das für Sie arbeitet.
9. Senden Minuten schnell heraus
Im Idealfall, Sie sollten Minuten in der Woche aussenden. Früher ist besser. Und sie sollten auf jeden Fall vor der nächsten Sitzung verteilt! Schicken Sie sie an Menschen, die auch nicht teilnehmen konnten, so können sie sehen, was sie verpasst haben.
10. haben Minuten!
Das Projekt muss eine Aufzeichnung von dem, was besprochen, so sollten Sie die Besprechung aufzeichnen. Es ist OK, nicht Minuten für informelle Treffen zu haben, aber die meisten Treffen profitieren eine schriftliche Aufzeichnung von mit.