Значение на протокола от срещата
Протоколите от срещите помагат при комуникацията – те гарантират, че хората имат общо разбиране за какво е срещата. Те са особено полезни за официални срещи като съвети на проекти или ръководни групи, тъй като служат като постоянен запис. Те могат да бъдат особено полезни за хора, които не са успели да присъстват лично на срещата.
Тук са 10 съвети за писане на добри минути.
1. Пишете минути, докато още помните
Не оставяйте да записвате протокола си, докато срещата не остане далечен спомен. Ако не можете да си спомните всичко, накарайте някой друг да прочете вашите протоколи и да изясни всички точки, преди да изпратите окончателната си версия. Още по-добре, накарайте някой друг да си води бележки, и след това сравнете вашата версия с тяхната версия, за да създадете окончателната версия.
2. Започнете с преглед на действието
Независимо дали сте прегледали или не действията от последния път в началото на срещата, постави ги в началото на протокола. Запишете всички действия от последната среща и обобщение на напредъка спрямо тях. Ако действието е завършено, не си правете труда да го напишете отново. Вместо, добавете ред, който казва „всички други действия са завършени или вече не са уместни“.
3. Документирайте действията и собствениците
По време на срещата, запишете действията и кой ще ги извърши. В минутите, включете тези действия в потока на текста. Можете също така да включите резюме на действията в края на протокола. Табличният формат работи добре за това.
4. Запишете кой е бил там
Ще включите имената на присъстващите в поканата в календара, както и дневния ред, но кой всъщност се появява на срещата може да е различен!
5. Включете изображения
Ако използвате флипчартове или софтуер за мисловни карти на срещата, включва връзки към документите, екранни снимки или вградени файлове. Можете да правите снимки на това, което сте написали на флипчартове с камера на телефона – разделителната способност ще бъде достатъчно добра, за да се включи в протокола.
6. Използвайте стандартен шаблон
Ако вашата фирма няма стандартен шаблон за минути, измисли един, или попитайте вашия PMO. Използването на стандартен шаблон ви спестява време. Вашите присъстващи също ще свикнат да четат протоколите в този формат, особено ако срещата се провежда редовно.
7. Документирайте решенията
Използвайте минутите си, за да потвърдите решенията, взети на срещата. Например, отбележете всички заявки за промяна на проекта, които са одобрени или отхвърлени.
8. Използвайте таблици
Табличен формат работи добре за минути. Използвайте три колони: Номер на артикул, Резюме на дискусията и собственик на действие. Хората могат да сканират надолу в дясната колона за своите инициали, за да видят какви действия са избрали. Този формат работи добре, ако вашите минути записват много действия. Ако срещата е предимно дискусия с малко действия, след това тази колона изглежда гола. Изберете формат, който работи за вас.
9. Изпратете минути бързо
В идеалния случай, трябва да изпратите минути в рамките на седмицата. По-рано е по-добре. И определено трябва да бъдат разпространени преди следващата среща! Изпратете ги и на хора, които не са успели да присъстват, за да могат да видят какво са пропуснали.
10. Имайте минути!
Проектът се нуждае от запис на обсъжданото, така че трябва да запишете срещата. Добре е да нямате минути за неформални срещи, но повечето срещи ще имат полза от наличието на писмен протокол.